Teletrabajo: mis 10 herramientas básicas para teletrabajar [CON VERSIÓN GRATUITA]

Hoy no vamos a hablar de copywriting en el blog. 

Hoy quiero hablaros de teletrabajo. Esa palabra que los freelancers conocemos muy bien, pero que para el resto de las personas que han tenido que teletrabajar estos días, está siendo una pesadilla.

La semana pasada un colega me sorprendía (y se sorprendía) al contarme que su blog había tenido un repunte desorbitado de visitas. 

Cuando se puso a analizar de dónde venía tal cantidad de gente, en seguida se dió cuenta de que la gran mayoría de usuarios eran personas que habían aterrizado en un post que escribió hacía años. 

Ese post hablaba sobre Zoom.

Está claro. El confinamiento debido al coronavirus a puesto a muchos españoles en la tesitura de tener que teletrabajar cuando no lo habían hecho nunca.

Y aunque nuestro querido INE nos dice que antes del confinamiento, tan solo un 7% de los ocupados en España (alrededor de 1,4 millones de personas) teletrabajábamos de forma habitual, esta pandemia ha hecho que la mitad del país tenga que aprender en un tiempo récord.

Quizás no todo sea tan malo después de todo. 

Para todas esas personas que en este momento están poniendo prueba su paciencia y sus nervios de acero, hoy les cuento mis 10 herramientas básicas para teletrabajar. 

Y lo mejor de todo. Todas ellas disponen de versión gratuita.

Herramientas de teletrabajo para compartir y enviar documentos

Teletrabajar no quiere decir “trabajar solo”. Aunque estemos detrás de una pantalla, lo normal es que tengamos que compartir documentos a diario con nuestros colaboradores, proveedores y clientes.

Enviar tropecientos emails no es una buena idea. Primero, porque es lento, y segundo, porque es tedioso y poco práctico. 

También puede ocurrir que de repente se nos vaya la luz o tengamos que trabajar desde otro ordenador, en cuyo caso, estaríamos perdidos.

Estas son las principales herramientas gratuitas de teletrabajo que utilizo para guardar, compartir y enviar archivos.

Google Drive

Google Drive te permite almacenar, guardar y compartir cualquier tipo de archivo (documentos, fotos, presentaciones, hojas de cálculo, vídeos…) en la nube con una capacidad de almacenamiento gratuito de hasta 15 GB. 

Con tan solo una cuenta de Google podrás acceder a tus archivos desde cualquier dispositivo y estés donde estés. También podrás compartir con otros usuarios documentos, archivos o carpetas sin necesidad de descargarlos o enviarlos por correo electrónico.

Una de las mejores ventajas que tiene Google Drive es que cuenta con múltiples opciones para compartir los archivos. 

Desde la simple lectura hasta la posibilidad de edición conjunta entre varias personas, que podrán interactuar al mismo tiempo sobre un mismo documento.

Para las empresas, Google dispone de un programa específico, donde tan solo se paga por el espacio utilizado por los empleados.

Dropbox

Mucho antes de la llegada de Google Drive, solía usar Dropbox como herramienta de teletrabajo para almacenar y compartir mis archivos.

Dropbox fue el primer espacio de trabajo inteligente del mundo, una nube de almacenamiento que te permitía tener una copia de seguridad de todos tus archivos y compartirlos con quien quisieras.

En su versión gratuita, ideal para pequeños autónomos freelance y nuevos teletrabajadores, puedes abrir una cuenta con un almacenamiento inicial de 2GB ampliables.

Lo que más me gusta de Dropbox es que su funcionamiento es realmente sencillo y que no necesitas obligatoriamente disponer de una cuenta de gmail para poder utilizarla.

Wetransfer

Wetransfer es la plataforma de teletrabajo perfecta para enviar grandes volúmenes de archivos o archivos con mucho peso de forma fácil y rápida.

Esta herramienta ha sido especialmente diseñada para la transferencia de archivos pesados, esos que por email te sería imposible adjuntar directamente. 

Su principal ventaja con respecto a las dos anteriores es que Wetransfer no te obliga a tener una cuenta para poder utilizarlo. La persona que recibe el archivo, tan solo tendrá que descargarlo, por lo que la molestia es mínima.

Con el plan gratuito, puedes enviar hasta 2GB de archivos por envío.

Lo mejor de todo es que su utilización es realmente sencilla y su interfaz bastante atractiva e intuitiva. Apta para “dummies” del teletrabajo.

Interfaz de Wetransfer. Los mensajes e imágenes van cambiando.

Herramientas de teletrabajo para hacer videollamadas

Otra de las tareas que te va a tocar hacer en estos días, son las famosas videollamadas. 

Dicen que el uso de las plataformas para hacer videollamadas ha experimentado un boom en estos días de confinamiento. 

Atento siempre a lo que tienes detrás y sobre todo, ¡evita que se te vea el pijama!

Ahí van mis tres favoritas:

Zoom

Deben estar contentos los creadores de esta plataforma para realizar videoconferencias que se ha disparado con todos esos nuevos teletrabajadores del coronavirus.

Zoom no es una plataforma nueva, ni mucho menos, pero lo cierto es que nunca había sido tan popularmente conocida como hasta ahora. 

Zoom es una plataforma de teletrabajo que permite hacer videoconferencias, reuniones o incluso impartir clases online de forma rápida y sencilla. 

Se trata de una plataforma muy utilizada en el mundo del teletrabajo para concretar reuniones con los clientes, debido a su versatilidad y facilidad de uso.

En su versión gratuita, Zoom te permite poder interactuar con un promedio de hasta 100 participantes simultáneamente, con un tiempo máximo de 40 minutos por reunión.

Si quieres saber más sobre Zoom, te dejo por aquí este mega tutorial que escribió mi colega Pablo de fueracódigos, del que os hablaba al principio del post.

Google Hangouts

Hangouts es la herramienta de videoconferencias de Google. Una plataforma que te permite conectarte en directo con un máximo de 10 personas en su versión básica (25 para la versión de empresas).

Si tienes cuenta de Google, lo cierto es que su uso es muy sencillo y funciona bastante bien si tienes una conexión estable.

Skype

Supongo que por muy analógico que seas, conocerás Skype. La primera versión de esta herramienta de teletrabajo para comunicarse mediante videollamadas se lanzó en agosto del año 2003. 

Con casi 20 años de historia, esta plataforma de videollamadas y chat cuenta hoy en día con millones de usuarios en todo el mundo. 

Skype dispone de versiones para todos los dispositivos: móvil, tablet ordenador y actualmente, incluso para los famosos asistentes virtuales como Alexa.

Skype te permite hacer videoconferencias con un máximo de hasta 10 usuarios (50 si se trata de audioconferencia), grabar llamadas y comunicarte mediante el chat en línea. 

Su principal ventaja con respecto a las demás herramientas es la calidad HD (aunque depende de la conexión que tengas) y la estabilidad de las llamadas. 

La desventaja es que debes tener una cuenta, pero, ¿quién no tiene hoy en día cuenta de Skype?

Herramientas de teletrabajo para la gestión de tareas

Trello

Trello es una herramienta de teletrabajo que te permite poder gestionar proyectos de forma colaborativa con otros miembros de un mismo equipo.

Se trata de un tablero virtual que permite a los usuarios poder compartir documentos, hacer listas de tareas o crear tableros, lo que en el mundo del teletrabajo se conoce como un gestor de proyectos.

La vista general es similar a un calendario de tareas, donde los miembros del equipo pueden interactuar entre sí añadiendo sus comentarios, compartiendo archivos… también se pueden generar citas o incluir fechas de vencimiento.

Su uso es bastante fácil e intuitivo y además, su versión gratuita incluye de sobra todo lo que necesitas para poder organizarte en tu día a día de trabajo. 100% recomendable.

Herramientas de teletrabajo para chatear

Otras de las herramientas que no pueden faltar en el día a día de un profesional que teletrabaja son las herramientas de mensajería.

Como no soy muy amiga de Whatsapp (a no ser que tengamos instalado uno de esos bots webs que responden de manera automática) prefiero optar por otro tipo de herramientas menos intrusivas para chatear con mis clientes. 

Si será por herramientas…

Slack

Conocí Slack gracias a un curso que hice hace algunos años, donde los alumnos podían comunicarse a través de este chat colectivo.

Slack nación con el objetivo de reemplazar el email dentro de las empresas, facilitándoles su comunicación interna. Se trata de una herramienta de teletrabajo para trabajar en equipo, ofreciendo a todos los miembros del grupo una visión compartida del proyecto.

Lo bueno de Slack es su fácil manejo, además de la posibilidad de ordenar todas las conversaciones mediante diferentes canales organizados por temáticas.

Esto simplifica el seguimiento de las conversaciones y la búsqueda de información, ya que además se pueden crear conversaciones a través de un mismo hilo.

En su versión gratuita Slack te permite acceder a sus funciones más básicas, para que puedas comenzar a utilizarla con tu equipo.

Telegram

Me gusta separar lo personal de lo profesional, y disponiendo de herramientas de teletrabajo alternativas al Whatsapp, ¿por qué tener dos móviles distintos cuando puedes utilizar otras herramientas para chatear con tus clientes?

Telegram es la alternativa. Prácticamente se pueden realizar las mismas funciones que con Whatsapp, pero su privacidad es mayor. 

Además, te permite crear grupos de difusión y canales privados donde poder compartir información o alertas. 

Como principal desventaja es que su número de usuarios es muy inferior a la de Whatsapp, por lo que te va a tocar convencer a tu gente.

Herramientas de teletrabajo para realizar diseños sencillos

Canva

Para finalizar con el listado de mis 10 herramientas básicas para teletrabajar, quiero hablarte de una herramienta de teletrabajo que utilizo a diario para realizar diseños sencillos.

Canva es la herramienta ideal para diseñadores no diseñadores, o gente con pésimo criterio estético (como yo). 

En su versión gratuita, Canva te permite realizar diseños personalizados para las cabeceras en redes sociales, portadas, presupuestos, presentaciones, infografías, logotipos y un largo etc…

Canva es una de las mejores herramientas de diseño para «dummies».

Canva te permitirá realizar diseños muy trabajados con la facilidad de un maquetador visual, sin tener que aprender a manejar programas de edición o diseño como Photoshop o Illustrator. 

Ojalá hubiera existido Canva cuando yo estudiaba la carrera.

Conclusión

Son muchas y muy variadas las herramientas para teletrabajar que existen en el universo de Internet. 

Si estás empezando con el mundo del teletrabajo puede ser abrumador. Por eso he querido reunir aquí las herramientas de teletrabajo que considero más básicas, aquellas que deberías guardar entre tus favoritas.

Lo cierto es que no necesito más para desarrollar mi profesión, y te aseguro que me facilitan muchísimo mi día a día de trabajo.

Lo mejor de todo, es que todas estas herramientas de teletrabajo disponen de una versión gratuita con la que tendrás de sobra para comenzar. 

Espero que te sirvan de ayuda en esta nueva versión de ti mismo y ojalá que cuando todo esto pase, las incorpores como algo habitual en tu jornada laboral. Significará que has dado un paso de gigante en esto del teletrabajo.

Gracias por estar al otro lado, ya queda menos.